A AdeA, empresa luso-espanhola especializada em gestão documental, foi selecionada pela Direção Geral da Educação (Ministério da Educação) para gerir, ordenar e classificar o vasto arquivo de documentos que detém num total de 35.000 pastas, alojadas em 3.500 metros lineares de prateleiras, localizadas em Lisboa.

A documentação não está devidamente identificada ou indexada. Não existe uma sequência lógica ou cronológica na localização da documentação.

Segundo Nuno Quaresma, diretor-geral da AdeA em Portugal, “a documentação acumulada não tem qualquer instrumento de descrição de arquivo, pelo que a localização e recuperação de qualquer documento ou informação torna-se uma tarefa quase impossível de alcançar, ou requer vários recursos humanos e muito tempo dedicado à procura da documentação”.

Os espaços ocupados pela documentação são imensos e estão no limite das suas capacidades, pelo que é urgente um tratamento documental que permita a libertação do espaço de arquivo, ou seja, uma avaliação e seleção de documentação sem valor legal ou probatório.

Este projeto, cujas tarefas de classificação e arquivamento terão a duração de cerca de 12 meses, tem como objetivo avaliar e selecionar a documentação acumulada, com vista à libertação do espaço de arquivo. Não existe, portanto, uma portaria de avaliação, portanto, será realizada uma RADA – Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, que permite descrever e justificar as opções de preservação e eliminação da documentação.

Sobre a empresa AdeA:

A AdeA é uma empresa de gestão documental tecnológica da Origem Espanhola, que adquiriu, recentemente, uma empresa portuguesa Safebox, que estende os seus serviços neste país a vários sectores públicos e privados.  Emprega 300 profissionais, com um volume de negócios de cerca de 20 milhões de euros. Foi criado em 1999, tem vários centros de Custódia e Operações em Espanha (Madrid, Guadalajara e Saragoça) Portugal (Porto e Montijo) e Colômbia (Bogotá), onde o estão alojadas sete milhões de caixas com documentação. Processa 100.000 documentos por dia e mantém 90 milhões de imagens no alojamento.  Tem atualmente cerca de 1.300 clientes (bancos, companhias de seguros, energia, saúde, indústria, distribuição, empresas de telecomunicações, administração pública, entre outros)

Fez investimentos elevados para facilitar uma mudança que era necessária e dar um passo importante rumo à transformação digital. Desta forma, reforçámos desde a extração de informação através da inteligência artificial, passando pela automatização com um fluxo de trabalho, à interação com a cliente através de uma plataforma de gestão de documentos.

Foto: DR.